Trabalhar na modalidade híbrida ou virtual sempre fez parte da minha trajetória profissional, especialmente no universo das empresas de tecnologia e startups. Mesmo antes da pandemia, essa forma de trabalho já era familiar neste meio. No entanto, algo que sempre me surpreende é a dificuldade que muitas organizações encontram ao tentar formar e fazer funcionar times que trabalham à distância ou que se encontram de tempos em tempos. É essa surpresa constante que me motivou a escrever este artigo.
Gosto de saber a origem das palavras e quero começar por aqui. A palavra “básico” tem suas raízes no latim, derivada de “basis”, que significa “base” ou “fundamento”. No latim, “basis” foi adotado diretamente do grego “βάσις” (basis), que significa “o que se está ou se pisa, base, pedestal,” de “βαίνειν” (bainein), que significa “andar, pisar. Então, independentemente da modalidade de trabalho, presencial, híbrido ou virtual, a atenção ao que é básico é crucial para qualquer time.
Vamos começar pelo básico?
Lembro que uma vez pedi para alguns times levantarem a quantidade de reuniões com o título “alinhamento”. Foi impressionante perceber a quantidade de reuniões que ocupavam a agenda das pessoas e que elas não tinham ideia sobre qual seria a contribuição individual para cada reunião convocada, porque não sabiam o objetivo, a intenção e a motivação para o convite. Básico, não?
No entanto, parece que frequentemente não damos a devida atenção ao que é básico… Outro exemplo: Muitas vezes, as pessoas do time não confirmam a presença nas reuniões, mesmo tendo definido o objetivo no convite, confirmam e não aparecem, atrasam e não avisam, não combinam se as câmeras estarão abertas ou fechadas, se haverá tomada de decisão… ui, tantas coisas básicas… (comenta aqui outras que você lembrou =)
Ah, eu lembrei de mais algumas coisas básicas: A definição de papéis, responsabilidades e expectativas de resultados, outra fonte inesgotável de frustrações, porque frustração tem fórmula:
F = Exp + Rnd
Em que:
F = Frustração
Exp = Expectativas
Rnd = Resultados não declarados
A falta da base resulta em ineficiências no time e em tensões que emergem e se reverberam, até que ninguém mais sabe o motivo de tanta insatisfação.
Do ponto de vista tático e tecnológico, uma agenda aberta para o time é fundamental para que todos se coordenem, combinem entregas, prazos, disponibilidades e prioridades. Uma agenda bem gerida é essencial para a coordenação de um time. Esta prática permite que todos saibam quando e onde estarão disponíveis, facilitando a combinação de entregas, prazos e prioridades. Isso é básico, mas muitas vezes negligenciado. Quando o time não confirma a presença nas reuniões ou não define os objetivos claramente, o resultado é um ciclo de ineficiências que pode causar tensões e conflitos. Refletir sobre essas práticas cotidianas e como elas são executadas é vital para garantir que o time esteja focado e coordenado em relação às prioridades e grandes objetivos.
O tempo é um recurso limitado e compartilhado. Isso é básico e compõe a base de um trabalho em time.
Além disso, é necessário manter a documentação dos projetos e trabalhos acessível e atualizada. Isso inclui notas de reuniões, planos de projeto e cronogramas. A transparência na documentação permite que todos os membros do time tenham acesso à informação necessária para executar suas tarefas de forma eficaz. Adotar tecnologias que facilitem o trabalho remoto, como plataformas de videoconferência (Zoom, Google Meet, Teams) e ferramentas de colaboração (Trello, Asana), também é básico.
A construção de relações de confiança é outra base essencial para equipes híbridas, remotas e presenciais. Um ambiente onde todos se sintam seguros para compartilhar ideias e feedbacks é fundamental para o sucesso. Isso envolve uma liderança que promove a transparência e o respeito mútuo. Além disso, reconhecer que cada membro do time pode ter necessidades diferentes, e estar disposto a adaptar processos e práticas é crucial para manter todos motivados e engajados.
Um livro antigo, mas básico do consultor Patrick Lencioni, “Os 5 Desafios das Equipes”, destaca cinco pilares fundamentais para um time eficaz: confiança, conflito saudável, compromisso, responsabilização e foco nos resultados. Estes pilares são ainda mais relevantes em um ambiente híbrido. A confiança entre os membros do time permite que todos se sintam seguros para serem vulneráveis uns com os outros. Conflitos saudáveis levam a trocas construtivas sobre ideias e estratégias, resultando em melhores decisões. O compromisso com as decisões tomadas, a responsabilização mútua e o foco nos resultados coletivos são essenciais para o desempenho de qualquer time.
O básico é a base, assim estabelecer e manter as bases do que é básico é fundamental para o sucesso de equipes híbridas, virtuais e não é diferente na modalidade presencial. A comunicação clara, a definição de objetivos, a gestão de tempo, a documentação acessível, o uso de tecnologias adequadas, a construção de confiança e a flexibilidade são todos componentes essenciais dessa base. Ao focar nesses aspectos, os times podem tecer relações fortes e combinados, resultando em uma performance elevada e sustentável. A atenção ao básico implica em cocriar um ambiente onde a colaboração e o espaço de segurança psicológica florescem e como consequências os resultados começam a aparecer. Do contrário, criaremos uma série de adereços superficiais que causam distrações, falta de energia e times abaixo do potencial de entrega.
Então, que tal amanhã juntar o time e combinar o que é básico para que esse time tenha base para desempenhar?
